SharePoint : un espace collaboratif

SharePoint est un outil de groupe, contrairement à OneDrive. Il permet un stockage et un partage de documents en interne ou en externe complet. SharePoint est également un outil de création de site d’entreprise Intranet et Extranet permettant aux utilisateurs de travailler en mode collaboratif.

Les 5 fonctionnalités de SharePoint

• Gestion documentaire :

SharePoint permet la gestion documentaire et la définition des groupes pour la mise en place d’une réelle organisation en ligne (autorisation d’accès aux documents, création, édition, recherche et lecture de documents).

• Intranet :

La fonctionnalité intranet de SharePoint permet la création de site intranet, la création de contenu, la modification de celui-ci, la création d’agenda ou encore des tableaux de suivi de projets.

• Extranet :

L’extranet va permettre de partager des informations de votre entreprise avec des utilisateurs authentifiés (clients, partenaires, etc.) et de les diffuser en toute sécurité via un site dédié.

• Espace projet :

La fonctionnalité Espace Projet permet d’homogénéiser des méthodes de travail et de collaborer en mode projet. Cette fonctionnalité fait partie intégrante d’un projet et permet d’accroître la productivité des collaborateurs.  

• Applications métier :

Globalement, les applications métier de SharePoint remplacent les anciens fichiers Excel par des “Listes” qui permettent de travailler à plusieurs sur un tableur de données et toujours sur la version la plus à jour.

Les applications métier peuvent aussi contenir des workflows. Ces fonctionnalités sont facilitées par l’imbrication de SharePoint avec la Power Platform.

Ces applications métier peuvent également remplacer les fichiers envoyés par e-mail, les documents papier, la saisie d’informations dans des formulaires ainsi que leur exploitation sous forme de rapports avec des données à jour en temps réel. Elles permettent d’automatiser les tâches répétitives (exemple : la dématérialisation du circuit de la commande jusqu’à la facture, la gestion des recrutements, un lancement ou un arrêt produit, la gestion du stock…).

Les informations sont uniformément diffusées à tous les membres de la liste et l’accès aux données, ainsi que la collaboration sur une même liste SharePoint, sont possibles indépendamment de la localisation géographique des collaborateurs.

La collaboration en mode hybride

Avec SharePoint, l’intégralité des données est répertoriée sur un seul et même espace de stockage qui peut être utilisé via différents outils.

Tous les outils de Microsoft 365 peuvent interagir ensemble afin de faciliter le travail en collaboration.

Les différentes suites Business

SharePoint est disponible dès la suite Microsoft 365 Business Basic, où sont déjà présents les logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook), Exchange, Teams, OneDrive et 10 applications supplémentaires telles que Forms, Bookings, Planificateur, Power Apps…

Les différents scénarios d’usage de SharePoint

SharePoint s’utilise aussi sur smartphone et tablette !

Tous les outils de collaborations de SharePoint sont également disponibles sur tous les mobiles (smartphones et tablettes) et sont autant faciles d’utilisation que sur un ordinateur. 

Ils peuvent s’utiliser via plusieurs modes : 

• Site d’équipe
• Portail et publication
• Application d’entreprise

Vous souhaitez mettre en place l’outil SharePoint au sein de votre entreprise ?

Nous sommes à votre écoute pour vous accompagner dans la mise en place de SharePoint : 

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