L’intelligence artificielle (IA) transforme progressivement nos méthodes de travail, en apportant une automatisation et une précision sans précédent. Dans ce contexte, Microsoft Copilot s’impose comme un allié indispensable pour aider les entreprises à optimiser leurs tâches quotidiennes. Cet outil, basé sur le modèle de langage avancé GPT-4 de OpenAI, est intégré dans la suite Microsoft 365 et offre une gamme de fonctionnalités visant à simplifier les tâches.
Dans cet article, découvrez comment Microsoft Copilot s’intègre dans vos outils quotidiens et les avantages concrets qu’il peut apporter à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un prompt en IA et pourquoi est-il essentiel ?
Le prompt est la clé de la performance de l’IA dans Copilot. Un prompt est une instruction formulée par l’utilisateur pour indiquer à l’IA la tâche à accomplir ou la réponse attendue. Par exemple, un prompt peut être une question directe (« Quels sont les points principaux de cette réunion ? ») ou une requête de création (« Rédige un résumé de cet article »).
L’efficacité de Copilot repose sur la précision du prompt. Plus l’instruction est détaillée, plus la réponse de l’IA sera pertinente. Cela signifie qu’un bon prompt doit être clair, concis et détaillé. Cela permet à l’IA de comprendre exactement ce que l’utilisateur souhaite et d’y répondre de manière adaptée.
Comment Copilot s’intègre dans les applications Microsoft 365
Microsoft Copilot est intégré dans les principales applications de Microsoft 365, ce qui permet aux utilisateurs de tirer parti de l’IA dans un environnement qu’ils connaissent déjà. Voici quelques cas d’utilisation dans différents outils Microsoft 365.
1. Outlook : simplifier la gestion des e-mails
Copilot facilite la rédaction, le tri et le suivi des e-mails. Par exemple :
- Création d’e-mails : en formulant un prompt tel que « Rédige un e-mail pour demander des informations à un fournisseur », Copilot génère un e-mail structuré et adapté à la demande, réduisant le temps passé à écrire manuellement.
- Résumés de conversations : pour les échanges d’e-mails prolongés, Copilot peut produire un résumé concis, mettant en avant les points essentiels, les décisions prises et les actions à entreprendre. Cela est particulièrement utile pour des échanges denses ou des discussions impliquant plusieurs parties.
- Personnalisation : Copilot propose des options de ton (formel, informel) et de style (détaillé, concis) pour s’adapter au contexte de communication et à l’interlocuteur.
2. PowerPoint : créer des présentations rapidement et efficacement
Pour les présentations, Copilot allège considérablement la charge de travail :
- Génération de diapositives : il suffit de demander « Créer une présentation sur l’intelligence artificielle en 10 diapositives avec un style moderne » pour que Copilot génère un diaporama structuré, intégrant images et contenu pertinent.
- Personnalisation et retouches : vous pouvez demander des modifications en cours de création, comme l’ajout d’un sommaire ou le remplacement d’images, sans toucher manuellement aux diapositives.
- Reprise des documents existants : si un document est déjà rédigé, Copilot peut en extraire les points clés pour en faire une présentation PowerPoint, facilitant la réutilisation et la synthèse des informations.
3. Word : optimiser la rédaction et le traitement des documents
Dans Word, Copilot se révèle être un assistant de rédaction polyvalent :
- Rédaction assistée : que ce soit pour des articles de blog, des rapports ou des comptes rendus, Copilot est capable de générer un contenu structuré et adapté aux objectifs de l’utilisateur. Il suffit de lui donner le sujet et le style souhaité.
- Révisions et corrections : Copilot permet d’ajuster le ton, de reformuler des passages ou de résumer de longs textes pour en faciliter la lecture. L’utilisateur peut demander des modifications spécifiques comme « rends ce paragraphe plus concis » ou « ajoute des exemples concrets ».
- Extraction et synthèse de contenu : Copilot peut extraire les informations principales d’un long document pour en faire un résumé, simplifiant la compréhension et le partage d’informations clés.
4. Teams : suivi automatisé des réunions
Dans un environnement collaboratif comme Teams, Copilot est un atout précieux pour le suivi et la documentation des réunions :
- Résumé des discussions : à la fin d’une réunion, Copilot produit un résumé qui inclut les décisions importantes, les actions à suivre et les contributions des participants. Cela permet un suivi efficace sans nécessiter de prise de notes manuelle.
- Analyse des interventions : Copilot peut également identifier la participation des membres de l’équipe en fonction des interventions et des tâches assignées, offrant ainsi une vue d’ensemble sur la collaboration.
- Définition des actions post-réunion : l’IA est capable de lister automatiquement les tâches discutées pendant la réunion, offrant une base solide pour organiser le travail à réaliser.
Sécurité et confidentialité des données : une priorité pour Microsoft
L’un des enjeux cruciaux de l’utilisation de l’IA est la protection des données. Avec Copilot, Microsoft met en avant une solution sécurisée et adaptée aux entreprises :
- Données protégées : dans la version payante de Copilot, les données restent strictement confidentielles et ne sont pas partagées avec la communauté, contrairement aux versions gratuites.
- Mode de travail sécurisé : Microsoft propose un mode « Travail » et un mode « Web », garantissant que les informations générées en mode Travail restent dans un environnement sécurisé et contrôlé par l’entreprise.
- Contrôles d’accès et gestion des données : Copilot s’assure que les informations confidentielles ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés. Par exemple, si un répertoire sécurisé contient des informations sensibles, Copilot ne pourra y accéder que si l’utilisateur dispose des droits d’accès nécessaires.
Points de vigilance pour une utilisation optimale de Copilot
Bien que Copilot simplifie de nombreuses tâches, une utilisation prudente et informée est essentielle :
- Validation des contenus : relire les documents générés est primordial pour s’assurer de leur exactitude car l’IA peut parfois produire des erreurs ou des informations approximatives.
- Sensibilisation aux risques de phishing : les utilisateurs doivent être formés pour reconnaître les mails frauduleux car les outils d’Intelligence Artificielle peuvent générer des messages crédibles susceptibles de tromper les destinataires.
- Respect de la propriété intellectuelle : en intégrant des informations provenant d’Internet, il est crucial de vérifier la conformité aux droits d’auteur afin d’éviter les violations de propriété intellectuelle.
- Encadrement des prompts : en orientant les utilisateurs sur la création de prompts précis et adaptés, il devient plus simple de réduire les erreurs d’interprétation et d’obtenir les résultats escomptés.
Comment ODEHUS Group accompagne les entreprises dans l’adoption de Copilot ?
ODEHUS Group propose un accompagnement complet pour intégrer efficacement Copilot et former les équipes à son utilisation. Nous proposons plusieurs services :
- Formation et sensibilisation des utilisateurs : nous aidons les entreprises à comprendre les bases du prompt et à poser les questions appropriées pour tirer le meilleur parti de Copilot.
- Sécurisation des données : nous mettons en place des solutions de chiffrement et des audits d’accès pour protéger les informations sensibles de l’entreprise.
- Campagnes de sensibilisation au phishing : en simulant des scénarios de phishing, nous formons les utilisateurs à reconnaître les tentatives de fraude et à réagir de manière adéquate.
- Optimisation des licences Microsoft 365 : que vous disposiez de la version standard ou premium de Microsoft 365, nous assurons une intégration adaptée de Copilot pour garantir la productivité et la sécurité des utilisateurs.
Conclusion
Microsoft Copilot ouvre des perspectives nouvelles pour les entreprises en intégrant l’intelligence artificielle dans des tâches quotidiennes et en permettant un gain de productivité significatif. Que ce soit pour la rédaction d’e-mails, la création de présentations ou le suivi des réunions, Copilot s’intègre naturellement dans les outils Microsoft 365 pour accompagner les utilisateurs dans leurs missions.
Cependant, l’usage de Copilot doit être encadré pour maximiser ses avantages tout en protégeant les données de l’entreprise. En optant pour un accompagnement adapté comme celui proposé par ODEHUS Group, les entreprises peuvent déployer Copilot en toute sécurité, tout en formant leurs équipes aux bonnes pratiques.
Vous souhaitez déployer Copilot dans votre organisation ? Contactez-nous pour un accompagnement sur-mesure dans l’intégration de l’IA à vos outils Microsoft 365.
📞 04 73 77 07 07
📩 contact@ginkgo-it.com
